Nutzungsbedingungen

1Grundlagen der Nutzung

Anwendungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Nutzer der KanzleiPlus Software-Services. Sie ergänzen unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und regeln spezifische Aspekte der Software-Nutzung.

2Benutzerkonten und Zugangsdaten

Konto-Erstellung

Für die Nutzung von KanzleiPlus ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Bei der Registrierung sind wahrheitsgemäße und vollständige Angaben zu machen.

Zugangsdaten

• Sicherheit: Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugtem Zugriff zu schützen
• Passwort-Anforderungen: Mindestens 12 Zeichen, Groß-/Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung: Empfohlen und für Enterprise-Kunden verpflichtend
• Missbrauch melden: Verdacht auf Kompromittierung ist unverzüglich zu melden

Mehrbenutzer-Umgebung

Kanzleien können mehrere Benutzerkonten erstellen. Der Kanzlei-Administrator ist für die Verwaltung aller Konten und die Einhaltung dieser Bedingungen verantwortlich.

3Erlaubte Nutzung

Bestimmungsgemäße Verwendung

KanzleiPlus darf ausschließlich für folgende Zwecke verwendet werden:

• Automatisierung von E-Mail-Workflows in Steuerberatungskanzleien
• Digitalisierung und Kategorisierung von Belegen und Dokumenten
• Integration mit gängiger Kanzlei-Software (DATEV, etc.)
• Erstellung von Berichten und Analytics für Kanzlei-Prozesse
• Mandantenkommunikation und -verwaltung

Technische Beschränkungen

Die Nutzung unterliegt folgenden technischen Limits:

• API-Aufrufe: Maximum entsprechend des gebuchten Tarifs
• Speicherplatz: Begrenzt je nach Abonnement
• Gleichzeitige Benutzer: Je nach gebuchtem Plan
• Datenverarbeitung: Fair-Use-Prinzip bei Bulk-Operationen

4Verbotene Nutzung

Unzulässige Aktivitäten

Folgende Nutzungsarten sind ausdrücklich untersagt:

• Rechtswidrige Nutzung: Verwendung für illegale Zwecke oder Verletzung von Gesetzen
• Missbrauch der Infrastruktur: Überlastung der Systeme, DoS-Angriffe, Spam
• Sicherheitsverletzungen: Hacking, Malware, unbefugter Zugriff auf fremde Daten
• Reverse Engineering: Dekompilierung, Disassemblierung der Software
• Weiterverkauf: Kommerzielle Weiterverwendung ohne Genehmigung
• Datendiebstahl: Unerlaubtes Sammeln oder Verwenden von Nutzerdaten

Automatisierte Nutzung

Die Verwendung von Bots, Crawlern oder anderen automatisierten Tools ist nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung gestattet.

5Datenverarbeitung und Integrations

Datenarten

KanzleiPlus verarbeitet folgende Datentypen:

• Kanzlei-Daten: Firmendaten, Mitarbeiterinformationen, Kontaktdaten
• Mandanten-Daten: Personen- und Unternehmensdaten der Kanzlei-Mandanten
• Transaktionsdaten: Belege, Rechnungen, Geschäftsdokumente
• Nutzungsdaten: Log-Dateien, Analytics, Performance-Metriken
• Kommunikationsdaten: E-Mails, Nachrichten, Support-Anfragen

Dritt-Integrationen

KanzleiPlus kann sich mit folgenden Drittsystemen verbinden:

• DATEV: Steuerberatungs-Software und Datenimport/-export
• E-Mail-Provider: Microsoft 365, Google Workspace, IONOS
• Cloud-Speicher: Dokumentenverwaltungssysteme
• Banking-APIs: Für automatisierten Belegabruf (mit Zustimmung)

Datenverantwortung

Der Kunde bleibt Datenverantwortlicher im Sinne der DSGVO. KanzleiPlus fungiert als Auftragsverarbeiter und verarbeitet Daten nur nach Weisung des Kunden.

6Verfügbarkeit und Service Level

Service-Verfügbarkeit

Wir streben folgende Verfügbarkeitszeiten an:

• Standard-Plan: 99,0% pro Kalendermonat
• Professional-Plan: 99,5% pro Kalendermonat
• Enterprise-Plan: 99,9% pro Kalendermonat

Wartungszeiten

Geplante Wartungsarbeiten finden außerhalb der Geschäftszeiten statt:

• Regelmäßige Wartung: Sonntags 02:00-06:00 Uhr MEZ
• Ankündigung: Mindestens 48 Stunden im Voraus
• Notfall-Wartung: Ohne Vorankündigung bei kritischen Sicherheitsupdates

Support

• E-Mail-Support: kontakt@kanzleiplus.io (24h Antwortzeit)
• Geschäftszeiten: Montag-Freitag, 09:00-18:00 Uhr MEZ
• Enterprise-Support: Priorisierter Support mit 4h-Reaktionszeit
• Dokumentation: Umfassende Online-Hilfe und Video-Tutorials

7Updates und Änderungen

Software-Updates

KanzleiPlus wird kontinuierlich weiterentwickelt. Updates umfassen:

• Sicherheitsupdates: Automatisch und ohne Vorankündigung
• Feature-Updates: Neue Funktionen und Verbesserungen
• Bug-Fixes: Behebung von Fehlern und Stabilitätsproblemen
• Kompatibilitätsupdates: Anpassungen an Drittsystem-Änderungen

Breaking Changes

Wesentliche Änderungen, die bestehende Workflows beeinträchtigen könnten, werden mit mindestens 30 Tagen Vorlauf angekündigt.

Änderungen der Nutzungsbedingungen

Diese Nutzungsbedingungen können bei wichtigem Grund geändert werden. Änderungen werden per E-Mail mitgeteilt und treten 30 Tage nach Benachrichtigung in Kraft.

8Beendigung der Nutzung

Ordentliche Kündigung

Die Nutzung kann entsprechend den Vertragsbedingungen ordentlich gekündigt werden. Details siehe AGB.

Außerordentliche Kündigung

Wir können den Zugang außerordentlich sperren bei:

• Schwerwiegenden Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen
• Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen
• Gefährdung der Systemsicherheit oder anderer Nutzer
• Rechtswidrigem Verhalten

Daten bei Vertragsende

• Export: 90 Tage Zeit für Datenexport nach Vertragsende
• Format: Gängige, maschinenlesbare Formate (JSON, CSV, PDF)
• Löschung: Vollständige Löschung nach 90 Tagen
• Backup-Löschung: Auch aus Backups nach 12 Monaten